Ordnung bei Buchhaltungsbelegen – so behalten Sie den Überblick

Eine saubere und strukturierte Ablage Ihrer Buchhaltungsbelege ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern spart auch Zeit und Nerven. In Österreich gilt eine 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, Quittungen und andere Belege. Besonders wichtig: Die Belege müssen jederzeit vollständig, nachvollziehbar und geordnet vorliegen – auch in digitaler Form.

Tipps für Ihre Belegorganisation:

  • Trennung nach Kategorien:
    Bilanzierer: Einnahmen, Ausgaben, Bank, Kassa, Verträge
    Einnahmen-/ Ausgabenrechner: Bankauszüge mit dazugehörigen Rechnungen, eigene Ablage mit Barbelegen
  • Chronologische Ordnung: Monat für Monat nach Datum ablegen.
  • Digitalisieren:
    Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (7 Jahre mindestens, aber in Zusammenhang mit Grundstücken auch bis zu 22 Jahren) jederzeit gewährleistet ist.
    Achtung: Lediglich scannen und auf einen USB-Stick sichern erfüllt die Voraussetzungen für die Aufbewahrungspflicht momentan noch nicht. Hier muss z.B. ein WORM-Speicher verwendet werden, dieser sorgt für die Unveränderbarkeit der DatenScans.
  • Schnelle Auffindbarkeit: Einheitliche Dateinamen und eine klare Ordnerstruktur erleichtern den Überblick.

Gut organisierte Belege bedeuten weniger Stress bei Betriebsprüfungen und eine bessere Grundlage für Ihre Finanzplanung.

Wie müssen Rechnungen aussehen?

Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird und vor allem der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Dies sind folgende 11 Merkmale:

  • Name und Anschrift von Rechnungsausstellers
  • UID-Nummer des Lieferanten
    Die UID muss im Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs vorliegen. Der Unternehmer muss bei der Beurteilung der Richtigkeit der UID Sorgfalt walten lassen (Überprüfung der UID Nummer)
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum
    Das Ausstellungsdatum der Rechnung sollte spätestens im Folgemonat der Lieferung bzw. Leistung liegen. Bei Bargeschäften reicht „Lieferdatum = Rechnungsdatum“.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
    Buchstaben sind zulässig. Die fortlaufende Nummer muss die Rechnung eindeutig identifizieren, d.h. keine Nummer darf doppelt vergeben werden. Gutschriften dürfen auch getrennt nummeriert werden. Verschiedene Rechnungskreise sind möglich.
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der Leistungen
    Angabe von Menge und genauer Bezeichnung der gelieferten Wirtschaftsgüter bzw. Art und Umfang der erbrachten sonstigen Leistung. Sammelbegriffe sind nicht ausreichend. Der Verweis auf nähere Angaben in weiteren Belegen (z.B. Lieferschein) ist möglich.
  • Liefer- oder Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
  • Entgelt (Nettobetrag) und Währung
  • Anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Steuerbetrag
    Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die Entgelte und die Steuerbeträge nach Sätzen zu trennen. Der Ausweis des Umsatzsteuerbetrages in einer Summe ist zulässig, wenn in der Rechnung für die einzelnen Posten der Steuersatz angegeben ist.
  • UID-Nummer des Kunden bei Übergang der Steuerschuld und bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 10.000,00 EUR

 

Beim Sonderfall Kleinbetragsrechnungen (bis 400 EUR) genügen folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang
  • Lieferdatum
  • Entgelt und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz