Die Registrierkassen sind nun über Finanz Online registriert und durch die Signaturkarte manipulationssicher gemacht.

Es gibt nun im laufenden Betrieb Folgendes zu beachten:

1. Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erstellen. Beim „C-Bird“ – Programm wird man aufgefordert einen solchen zu erstellen – bei den anderen Registrierkassen bitte darauf achten. Ich empfehle den Monatsbeleg auch auszudrucken und bei den Belegen in ausgedruckter Form aufzubewahren.
2. Das Datenerfassungsprotokoll muss zumindest vierteljährlich auf einen elektronischen externen Datenträger (z.B. USB Stick, externe Festplatten, …) gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt werden. In diesem Datenerfassungsprotokoll werden alle erfassten Barumsätze abgespeichert.
3. Am Ende des Jahres ist der Jahresbeleg (= Monatsabschluss Dezember) zu prüfen, dies funktioniert gleich der Überprüfung des Startbeleges (BMF – Belegcheck App und Authentifizierungscode notwendig).
Das Ende des Jahres ist immer Dezember (auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr).
4. Bei technischen oder faktischem (also geplanten) Ausfall der Registrierkasse muss eine Meldung an das Finanzamt erfolgen. Dies funktioniert wieder über Finanzonline im Menü Registrierkassen „Außerbetriebnahme“.
Während dieses Ausfalles sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren
5. Welche Unterlagen müssen Kontrollorganen der Finanzbehörde bei der sogenannten Kassennachschau bereitgestellt werden (§ 19 RKSV)?

Der Unternehmer hat auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde einen Barumsatz mit Betrag Null (0) zu erfassen und den dafür von der Registrierkasse ausgefertigten Beleg zu Kontrollzwecken zu übergeben. Bei Registrierkassen mit einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen ist der Beleg elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde hat der Unternehmer das Datenerfassungsprotokoll für einen vom Organ der Abgabenbehörde vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben. Der Datenträger ist vom Unternehmer bereitzustellen.

Viele der Registrierkassenbesitzer haben bereits eigene Finanz Online Zugänge, um die erforderlichen Meldungen selbst durchzuführen. Falls nicht, dann ersuche ich um Rückmeldung. Als Steuerberaterin kann ich diese Finanzonline Codes mittels Spezialvollmacht anfordern. Dadurch ist sichergestellt, dass der Ausfall oder der Jahresbeleg auch ohne meine Hilfe selbst gemeldet werden kann.

Bei Rückfragen helfe ich gerne weiter